Parfumerie Douglas: 99 % dokladov sa spracováva automaticky

Papiere sa už účtovníkom na stole nekopia

99 % všetkých dokladov automaticky

Pôvodný stav a problém

Maloobchodný reťazec parfumérií Douglas dlhodobo bojoval s prácnosťou a nepresnosťami v procese spracovania prijatých faktúr a s tým súvisiacim veľkým množstvom komunikácie.

Podľa vlastnej analýzy patrilo spracovanie prijatých faktúr k tým najprácnejším interným procesom. Celý proces spracovania prijatých faktúr trpel predovšetkým dvoma neduhmi: veľkou prácnosťou pri získavaní údajov z faktúr do účtovného systému a zlým obehom faktúr v spoločnosti.

Ako to všetko prebiehalo

Papiere sa kopili zodpovedným zamestnancom na stoloch, a keď prišla upomienka na nezaplatenú faktúru, bolo často veľmi ťažké dohľadať, v akom stave sa záväzok nachádza. Zisťovanie, či je možné faktúru zaplatiť a s tým súvisiaca komunikácia vo firme aj s dodávateľom, celý proces predlžovalo a zamestnávalo okolo štyroch desiatok pracovníkov od vedúcich predajní, manažéra až po administratívnych a účtovníckych pracovníkov.

Schvaľovanie dokladov fyzicky v papierovej podobe sťažovalo dohľadávanie, kde a v akom stave sa faktúra nachádza. To generovalo zbytočné problémy so splatnosťou záväzkov a napätie vo vzťahu k dodávateľom. Finančnému oddeleniu navyše chýbali informácie, aká veľká je suma záväzkov vo schvaľovacom procese.

Nasadenie riešenia iNVOiCE FLOW zabralo v spoločnosti Douglas 2 mesiace vrátane testovacej (learningovej) prevádzky, keď sa umelá inteligencia obsiahnutá v riešení „učí“ vyhľadávať na faktúrach správne údaje, či už ide o PDF prílohy v e-mailoch alebo naskenované papierové faktúry z pošty. Automatický príjem dokladov v štruktúrovanej podobe (EDI, ISDOC, IDOC, a pod.) je samozrejmosťou. Vďaka tomu teraz obsluha spracováva ručne iba jednu prijatú faktúru zo sto a ušetrený čas môže venovať inej práci.

Došlo k nasledujúcim zmenám

Po nasadení riešenia iNVOiCE FLOW spracováva 99 % faktúr automatizovane. Zamestnancov tak spoločnosť zbavila neefektívneho ručného prepisovania prijatých faktúr, zrýchlila a spresnila schvaľovanie a zjednodušila zaúčtovanie dokladov do účtovného systému.

Vďaka elektronickému workflow klesli počty otázok k dokladom desaťnásobne a počet faktúr, ktoré spoločnosť platí po splatnosti je menší o 75 percent.

Hlavným motívom pre výber iNVOiCE FLOW bolo, že spoľahlivo pokrýva spracovanie faktúr ako celok s celou nadväznosťou procesov. Spočiatku panovali obavy, ako zmenu zvládneme, ale po prvých 14 dňoch boli kľúčoví užívatelia z úspory práce nadšení.

Milan Švihla
Parfumerie Douglas
To dáva zmysel, však?

Dohodnite si s nami bezplatnú konzultáciu

Chcem konzultáciu

Zaujímajú vás novinky v digitalizácii procesov?

Ako digitalizovať a automatizovať faktúry, sklady a vôbec celý biznis? Zadajte svoju adresu nižšie a raz za čas vám pošleme e-mail plný tipov a noviniek.