Papiere sa kopili zodpovedným zamestnancom na stoloch, a keď prišla upomienka na nezaplatenú faktúru, bolo často veľmi ťažké dohľadať, v akom stave sa záväzok nachádza. Zisťovanie, či je možné faktúru zaplatiť a s tým súvisiaca komunikácia vo firme aj s dodávateľom, celý proces predlžovalo a zamestnávalo okolo štyroch desiatok pracovníkov od vedúcich predajní, manažéra až po administratívnych a účtovníckych pracovníkov.

Schvaľovanie dokladov fyzicky v papierovej podobe sťažovalo dohľadávanie, kde a v akom stave sa faktúra nachádza. To generovalo zbytočné problémy so splatnosťou záväzkov a napätie vo vzťahu k dodávateľom. Finančnému oddeleniu navyše chýbali informácie, aká veľká je suma záväzkov vo schvaľovacom procese.

Nasadenie riešenia iNVOiCE FLOW zabralo v spoločnosti Douglas 2 mesiace vrátane testovacej (learningovej) prevádzky, keď sa umelá inteligencia obsiahnutá v riešení „učí“ vyhľadávať na faktúrach správne údaje, či už ide o PDF prílohy v e-mailoch alebo naskenované papierové faktúry z pošty. Automatický príjem dokladov v štruktúrovanej podobe (EDI, ISDOC, IDOC, a pod.) je samozrejmosťou. Vďaka tomu teraz obsluha spracováva ručne iba jednu prijatú faktúru zo sto a ušetrený čas môže venovať inej práci.