Firma 3E PROJEKT vďaka iNVOiCE FLOW ušetrila 2 pracovné miesta
Automatizácia spracovania prijatých faktúr, prepisy bez chyb
Ušetrené 2 pracovné miesta, zrýchlenie spracovania dokladov
Pôvodný stav a problém
Predtým sa účtovníci vo firme 3E PROJEKT museli prehrýzať nekonečnými stohmi papierových faktúr. Pred nasadením iNVOiCE FLOW v januári 2019 prichádzala väčšina faktúr do centrály 3E PROJEKT poštou. Recepčná ich naskenovala a priradila zodpovedným ľuďom. Často sa potom stávalo, že sa skeny nedali spätne dohľadať – buď boli nesprávne priradené, alebo ich recepčná zabudla nahrať do systému.
Celý proces bol neefektívny a zaberal zbytočne veľa času. Preto sa manažment rozhodol spracovanie faktúr automatizovať a papierové doklady nahradiť elektronickými.
Ako to všetko prebiehalo
Zo začiatku mali zamestnanci 3E PROJEKT obavy. Neboli si istí, či pôjde nový softvér na elektronickú fakturáciu prepojiť s ich informačným systémom Premier. Tiež mali strach z funkčnosti workflow – teda elektronického schvaľovania dokladov. Vedeli, že firmy z ich okolia, ktoré túto funkciu využívajú vo svojich podnikových systémoch, nie sú úplne spokojné. Najväčšie obavy však mali účtovníci. Nevedeli si predstaviť, ako budú účtovať faktúry, keď ich nedostanú k dispozícii v papierovej podobe.
Prepojenie so systémom Premier sa podarilo
Obavy kolegov zo zmeny však manažment spoločnosti 3E PROJEKT neodradili. Stáli si za svojím cieľom zvýšiť efektivitu práce a vybrali si riešenie iNVOiCE FLOW od GRiTu. Mali s nami dobrú skúsenosť, pretože už používali ORiON, ktorý zaisťuje EDI komunikáciu. Samotné nasadenie trvalo dva mesiace. Konzultant GRiTu riešil, ako najlepšie prepojiť iNVOiCE FLOW s informačným systémom Premier. Spoločne so zástupcom Premieru všetko nastavili tak, aby sa doklady správne členili do zodpovedajúcich správnych celkov.
Pod spoločnosť 3E PROJEKT totiž spadá niekoľko menších firiem a systém musí rozpoznať, ku ktorej má danú faktúru priradiť.
Došlo k nasledujúcim zmenám
Prechod z papierových na elektronické doklady znamenal veľkú zmenu pre celú firmu. Jeden zamestnanec sa jej nedokázal prispôsobiť a odišiel. „Ostatní si veľmi rýchlo zvykli a dnes považujú iNVOiCE FLOW za samozrejmosť. Od riaditeľov jednotlivých útvarov viem, že sú so systémom spokojní,“ hovorí Šárka Macurová.
Systém elektronického workflow funguje veľmi dobre a šetrí množstvo času. Vyžiadal si však zmenu zabehnutých postupov.
Doklady teraz chodia do firmy rovno v elektronickej podobe (väčšinou ako PDF príloha). Vďaka automatizovanému spracovaniu sa navyše odstránili chyby, ktorých sa pri práci s dokladmi ľudia prirodzene dopúšťali.
stiahnuť celú prípadovú štúdiuVeľmi oceňujem technickú podporu GRiTu pri implementácii aj po nej. Na konzultanta sme sa mohli kedykoľvek obrátiť a so všetkým nám pomohol.
