V JABLOTRON ALARMS spracujú tisíc faktúr mesačne
Automatizácia až 4stupňového schvaľovacieho procesu
100 % prijatých faktúr schvaľujú digitálne
Pôvodný stav a problém
V divíziách JABLOTRONu majú digitalizáciu v krvi. Preto v roku 2018 hľadali riešenie, ako vyriešiť digitálne tisícku prijatých faktúr, ktorú mesačne dostanú od dodávateľov. Faktúry sa kvôli ručnému odovzdávaniu zasekávali, strácali a ich schválenie riešilo až 7 ľudí počas 7 pracovných dní.
Ako to všetko prebiehalo
Oslovili viacero dodávateľov, ale najviac ich zaujalo naše riešenie iNVOiCE FLOW, ktoré bolo elegantné, intuitívne, ale hlavne v cloude a dostupné odkiaľkoľvek. Páčilo sa im, že zamestnanci budú môcť schvaľovať faktúry z mobilu a proces sa kvôli výjazdom, home office alebo dovolenkám nebude naťahovať.
Najprv zakladali pre každú firmu vlastnú schránku v iNVOiCE FLOW, ale to sa neukázalo ako praktické, pretože sa museli do každej prihlasovať zvlášť. Ponúkli sme im riešenie, vďaka ktorému sa každá ich novo pridaná sesterská firma vytvorí ako podschránka JABLOTRON ALARMS. Účtovníčky tak nemusia mať viacero loginov a doklady pre viacero firiem nájdu na jednom mieste.
V JABLOTRONe môžu jeden doklad schvaľovať až 4 ľudia. Množstvo schvaľovateľov súvisí napríklad s typom dokladu alebo celkovou sumou. Keď faktúra sumu presiahne, musí ju schváliť viacero ľudí, niekedy aj vrátane riaditeľa. Na základe týchto procesov majú v iNVOiCE FLOW nastavené viacstupňové schvaľovanie podľa vopred definovaných pravidiel. Ďalej využívajú modul Rozúčtovanie, ktorý predpripraví dáta vyťažené z faktúry na zaúčtovanie do ERP systému a tiež objednávkový modul, v ktorom objednávky vytvárajú, schvaľujú a následne aj odosielajú dodávateľom.
Došlo k nasledujúcim zmenám
Výrazné skrátenie priemernej doby schválenia jednej faktúry z niekoľkých dní na pár hodín.
Minimalizácia chybovosti pri schvaľovacom procese.
Rozúčtovanie faktúry medzi rôznych schvaľovateľov a vytváranie a schvaľovanie objednávok na jednom mieste.
stiahnuť celú prípadovú štúdiuV GRiTe sú voči našim požiadavkám ústretoví a zapracovávajú ich veľmi rýchlo. Často tiež prídeme s nápadom na funkciu, ktorá by sa nám hodila, a konzultant nám povie, že za pár týždňov vyjde v novej verzii. Oceňujeme, že v GRiTe stále aktívne hľadajú možnosti, ako iNVOiCE FLOW vylepšovať.
