Datart naplno spustil EDI komunikáciu

Nulová chybovosť a finančné úspory

Doklady v štruktúrovanej podobe

Pôvodný stav a problém

Znížiť náklady spojené so spracovaním a archiváciou daňových dokladov, zlepšiť objednávkový servis pre dodávateľov alebo odstrániť chybovosť spôsobenú manuálnym spracovaním dokladov.

To sú len niektoré z cieľov v oblasti výmeny obchodných dokladov, ktoré sa spoločnosti DATART podarilo vyriešiť nasadením riešenia EDI (Electronic Data Interchange) komunikácie.

Ako to všetko prebiehalo

Samotná príprava implementácie EDI trvala iba mesiac. Na strane spoločnosti DATART bola výhodou dobrá znalosť vlastného informačného systému, ktorá bola podporená skúsenosťou interného IT oddelenia. Na začiatku prebehol implementačný workshop, a takisto v priebehu vlastnej integrácie. V závere tohto procesu prišla na rad testovacia prevádzka.

V prvej fáze projektu bolo v priebehu niekoľkých mesiacov zapojených viac než 30 % dodávateľov, čo predstavuje vyše 60 % zasielaných dokladov, ktoré boli prevedené do štruktúrovanej elektronickej podoby.

Vďaka integrácii EDI s podnikovým informačným systémom spoločnosti DATART (Microsoft Dynamics AX) dochádza nielen k automatickému prenosu dát do systému, ale aj k zjednodušeniu spracovania daňových dokladov. Cieľom je úplná bezpapierová likvidácia dokladov.

Došlo k nasledujúcim zmenám

Vďaka zavedeniu EDI komunikácie došlo k zníženiu nákladov na spracovanie dokladov, eliminácii chybovosti a vyššej rýchlosti prenosu dokladov.

Ako najväčšiu výhodu EDI komunikácie vnímajú dodávatelia uvedeného reťazca predovšetkým veľmi rýchlu spätnú väzbu v celom obchodnom a logistickom procese. Najmä v prípade faktúry (INVOIC), keď sa vďaka notifikáciám môžete takmer okamžite dozvedieť, že bol doklad prijatý či odmietnutý, vidia malí aj veľkí dodávatelia veľký prínos. Dôveryhodná archivácia týchto dokladov podľa platnej legislatívy je potom čerešničkou na torte.

Nasadenie EDI komunikácie prebiehalo rýchlejšie, než sme očakávali. Prvé praktické prínosy, najmä so spracovaním dokladov, sú veľmi pozitívne. Úspora generovaná EDI v ľuďoch pri procese likvidácie faktúr dosahuje 30 %. Po podpise patričných zmlúv s dodávateľmi sa ďalej tešíme aj na definitívne odstrihnutie papiera s využitím elektronického archívu. Podľa očakávaní k plnej automatizácii procesov dôjde až pri vývoji spracovania dokladov v našom podnikovom systéme. EDI je teda podmienkou nutnou, nie dostačujúcou, na dosiahnutie benefitov.

Petr Nekola
Datart
To dáva zmysel, však?

Dohodnite si s nami bezplatnú konzultáciu

Chcem konzultáciu

Zaujímajú vás novinky v digitalizácii procesov?

Ako digitalizovať a automatizovať faktúry, sklady a vôbec celý biznis? Zadajte svoju adresu nižšie a raz za čas vám pošleme e-mail plný tipov a noviniek.