100% digitalizácia schvaľovania objednávok a faktúr v MALL.cz
Úspora 4 milióny vďaka nášmu riešeniu
Zlepšili sme vzťahy s dodávateľmi
Pôvodný stav a problém
MALL.CZ bol spoločne s Alzou alebo Datartom jedným z prvých českých e-shopov, ktorý zaviedol EDI. Od roku 2014 vďaka elektronickej výmene dokladov ušetril už vyše 13 miliónov korún, len za posledný rok to boli štyri milióny. MALL.CZ sa navyše takmer zbavil papierových dokladov a väčšinu faktúr si s dodávateľmi posiela elektronicky.
Každý rok si so svojimi dodávateľmi vymení stovky tisíc dokladov. Ručné spracovanie takého obrovského množstva dokladov zaberalo tisíce hodín práce. Všetky faktúry a dodacie listy musel niekto ručne prepísať do firemných systémov, čo, prirodzene, viedlo k chybám a potrebe ďalšej komunikácie s dodávateľmi pri riešení týchto chýb.
Ako to všetko prebiehalo
Okrem úspory peňazí si v MALL.CZ pochvaľujú i to, že účtovníci vďakaEDI nemusia robiť rutinnú prácu – napríklad neprepisujú údaje z faktúr do firemného systému –, ale venujú sa strategickejším činnostiam s vyššou pridanou hodnotou. MALL.CZ si ako svojho partnera na optimalizáciu administratívnych procesov vybral spoločnosť GRiT a jej riešenie ORiON EDI. V rámci integrácie dodávateľ napojil ORiON na podnikový systém SAP a nastavil, aby cez EDI prechádzali
- objednávky,
- potvrdenia objednávok,
- dodacie listy
- a prijaté faktúry.
„GRiT nám pomáhal celý systém nastaviť, oslovoval našich dodávateľov a ponúkal spoľahlivú zákaznícku podporu,“ vypočítava finančný riaditeľ MALL.CZ Jakub Chalupecký.
Pokiaľ niektorý z dodávateľov EDI nevyužíva, rieši MALL.CZ jeho faktúry pomocou nástroja na automatické vyťažovanie dát iNVOiCE FLOW. Takí dodávatelia posielajú faktúry najčastejšie e-mailom ako prílohu v rôznych formátoch (JPG, PDF, TIFF a pod.). iNVOiCE FLOW potom z dokladov automaticky vyčíta základné údaje, aby ich účtovníci nemuseli ručne prepisovať do firemného systému.
Aby MALL.CZ svojich dodávateľov motivoval k zavedeniu EDI, prípadne ich primal aspoň k elektronickým faktúram, ponúka takto spolupracujúcim dodávateľom službu MALL Invoice Financing. Dodávateľ, ktorý využije MALL Invoice Financing, dostane časť peňazí za svoj tovar už do troch dní od vystavenia faktúry. Nečaká tak niekoľko týždňov, kým dobehne splatnosť. Poplatok za túto službu je pritom obvykle nižší než úrokové sadzby v banke.
Došlo k nasledujúcim zmenám
V MALL.CZ si pravidelne vyhodnocujú návratnosť projektu, podľa interných prepočtov vďaka EDI ušetrili už vše 13 miliónov korún. Ručné spracovanie jednej faktúry predtým zabralo priemerne päť minút, pri počte 600 000 vybavených faktúr a priemernej mzde účtovníčky je úspora astronomická.
Okrem úspory peňazí si v MALL.CZ pochvaľujú i to, že účtovníčky vďaka EDI nemusia robiť rutinnú prácu – napríklad neprepisujú údaje z faktúr do firemného systému –, ale venujú sa strategickejším činnostiam s vyššou pridanou hodnotou.
Takisto vďaka EDI môže na svojich objednávkach smerom k dodávateľom uvádzať očakávanú nákupnú cenu tovaru. Dodávateľ tak vopred pozná očakávanú cenu a môže ju s MALL.CZ v prípade potreby riešiť oveľa skôr než po vystavení faktúry.
stiahnuť celú prípadovú štúdiuZhruba 13,5 milióna korún je čistá úspora nákladov na účtovnícke práce, po započítaní všetkých nákladov na zriadenie a chod EDI. Len za rok 2020 sme podľa našich výpočtov ušetrili vyše štyroch miliónov, takže úspora každý rok rastie.
